6月も後半に差し掛かり、そろそろ忙しくなりそうな状況になってきた頃合ですが、気が向いたので記事を更新してみようかと思った所存です。
春先から新規営業に出まくっていた方も多いと思いますが、営業先とか名刺とか皆さんどんな感じで管理されてるのかなとふと思ったので、今日はその辺について少し触れていきたいと思います。
基本は名刺アプリで一元管理しよう
そろそろ定番になりつつありますが、基本的には名刺管理アプリの「Eight」で管理してます。
アプリ開発元のSansan株式会社は昔からCRMシステムで有名ですが、Eightは本当に秀逸なアプリだと思います。
スキャンした名刺データをOCRだけじゃなくて、バックエンド側で手入力してるっていうのもよく考えられた仕組みだなあと感心してしまいます。
名刺は紙で置いているとどんどんかさばっていってしまって邪魔になってしまうのと、SESは情報交換先が大量になってくるとやはりカテゴライズすることが必要になります。
いつでも情報として検索できるような状態にしておくことが理想だと思うので、営業ツールはともかく基本的にはデータ化しておくことをお勧めします。
タグを活用して名刺をグループ分け
名刺が大量になってくると誰がどんな人なのかごちゃごちゃになってきますし、しばらく会ってなかったりすると商談の内容とかもすっかり忘れてしまうので、管理画面でグループ分けするのがおすすめです。
Eightはタグによって名刺のグループ管理ができるので、自分の場合はインフラ系とか金融・損保系とかでタグをつけて分けています。
他にもざっくりと案件を送る側、要員を送る側みたいな切り分けなんかも良いと思います。
あとはJavaとかRubyとかその会社が得意とする言語でタグをつけておくと、後で案件や人材を探したい時に役立ちますし、後日営業に行くときなんかの為にも情報として残しておきたいところですね。
コワーキングスペースで一気に名刺をスキャン
営業の途中だったりちょっとした空き時間なんかに、渋谷のコワーキングスペースとかで200枚くらい持ち込んで一気にスキャンしちゃうのがおすすめです。
スマートフォンのカメラで撮ってもできるんですが、めんどくさいので僕はまとめてやっちゃっています。
データの登録に大体１～２日くらいはかかるので、一気にスキャンしてからは気長に待ちましょう。
既にEightユーザーの人とはデータの整合性が取れたときに関連付けられるので、その後に転職されたりオフィス移転された時なんかは情報が更新されます。
専用スキャナーのScanSnapを会社で買うと色々と捗る
Eightと相性がいいのが富士通から出ているScanSnapっていうスキャナーっすね。これが会社に１台あれば、営業管理はだいぶ捗ります。
営業していると名刺ってどんどん増えていくので、情報管理の観点から保管場所とかにも困ったりすると思うんですが、僕はある程度名刺が溜まったらバーっとスキャンしていって、どんどん廃棄していってます。
昔はよく名刺を溜め込んで引き出しの中とかに入れっぱなしにしてたんですけど、結局データにしちゃえば名刺自体を使うことはほぼなくなるので。
名刺管理アプリEightの今後に期待
基本機能はシンプルなままでいいんですが、個人的にはEightに登録した名刺に、年賀状とかテンプレをつかって送れる仕組みとかがあると便利だなーとか思いますが、どっか企画してやらないかなぁと。
あとはお花のECが連携してて、事務所移転の時にそのまま新しい住所に送れるようになるとか、企業DBができあがるのでなんか色々な付加価値は作れそうですよね。
最近はEightを使う人も増えてきてSNS的な役割も果たすようになってきたようですが、役員への就任とか人事情報や転職なんかのやり取りはなんだかんだFacebookでやってしまうので、SNSとしての位置づけはまだちょっと微妙かなという気がします。
あのWantedlyが出した「Wantedly People」も気になる
Wantedlyといえばソーシャルリクルーティングサービスで有名ですが、名刺管理アプリもリリースしたとのことで急成長しているようです。
特に同時に10枚名刺が読み取れる機能が好評なようで、アプリのみでサクサク名刺データが取り込めるのは非常にありがたいですね。
人工知能で使えば使うほど賢くなるっていうのも、流行りのテクノロジーに乗っかっていていい感じです。
とはいえ先行するEightで名刺データを一旦取り込んでしまっているので、切り替えるのはやや億劫かなと。
これまで管理ツールを使ってなかった人は「Wantedly People」を試してみても良いのかもしれないですね。
そしてデータに取り込んだり古くなった名刺は、年末年始などのタイミングで処分して自分のデスク周りをスッキリさせることがおすすめです。
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